Struktura firmy i profile kompetencyjne – jak budować dobre praktyki (4)

Aby zespół pracował efektywnie, żeby budował markę firmy i żeby zarówno pacjentom, jak i członkom zespołu było ze sobą dobrze, musimy popracować nad przewidywalnością naszej pracy, nad jednoznacznością pełnionych ról. Okazuje się bowiem, o czym mówią badania naukowe i co jest bardzo ważne, że to co bardzo destrukcyjnie wpływa na funkcjonowanie naszych praktyk, a także bezpośrednio na poszczególne osoby, to właśnie niejednoznaczność roli (ang. role ambiguity) – przekonuje Dorota Rybak, lekarz dentysta, psycholog, trener.
Warto poświęcić trochę energii i wypracować – dla dobra wszystkich – coś, co ja nazywam protokołem firmy. Minimalizuje to chaos i nieład. Nie tracimy energii na niepotrzebne nieporozumienia, czy wyjaśnianie ich, a zyskujemy chęć do pracy i dobry nastrój w pracy z pacjentami, nierzadko czas. Po prostu mamy go więcej na leczenie i przebywanie z pacjentami. A to przecież lubimy najbardziej.

Struktura firmy
Opracowanie struktury firmy jest bardzo potrzebne. Określamy – zazwyczaj także graficznie – jak wygląda organizacja naszej firmy, jaki jest układ stanowisk w ramach naszej praktyki. Szczególnie zalecane jest to dla dużych klinik. W graficznym przedstawieniu struktury organizacyjnej łatwo możemy odnaleźć każde stanowisko i w związku z tym także, kto komu podlega, kto komu szefuje oraz z czym do kogo się zwracać. Opisanie struktury firmy zazwyczaj jest dość prostym zabiegiem, jednak wiele porządkującym.

Stworzenie profili kompetencyjnych
Kolejnym etapem projektu, jaki często przeprowadzam z zespołem kliniki, jest opisanie kompetencji potrzebnych na dane stanowisko. Chociaż teoretycznie można byłoby ustalić to bez wspólnej pracy zespołu, ja zawsze proponuję warsztaty. Wszyscy członkowie zespołu przez jakiś czas skupiają uwagę na tym jakie umiejętności, cechy, postawy niezbędne są przy wykonywaniu pracy na danym stanowisku – i to nie tylko na swoim własnym. To daje wszystkim większą świadomość pracy, większą świadomość obecności w pracy innych członków zespołu, ich umiejętności. Wszystkie postulaty, zaproponowane przez członków zespołu, opisujemy w formie kompetencji i w efekcie powstaje profil kompetencyjny każdego stanowiska. Taki profil daje informację „na teraz” (co jest w tej klinice ważne na przykład na stanowisku recepcjonistki) oraz jest ważną informacją do wykorzystania na przyszłość, kiedy jako zarządzający naszymi praktykami będziemy poszukiwali nowych kandydatów na jakieś stanowisko.

Jeśli zapiszemy, że w naszej klinice jedną z kompetencji kluczowych na stanowisku recepcjonistki jest wysoka komunikatywność, to właśnie tej kompetencji będziemy szukać w procesie rekrutacji. Także podczas dokonywania oceny okresowej (a warto to czynić, o czym chwilę będzie w ostatnim odcinku) wykorzystujemy profile kompetencyjne do określania aktualnego poziomu posiadanej, a koniecznej na danym stanowisku kompetencji. Dzięki temu, możemy obserwować rozwój zespołu, planować rozwój zespołu poprzez organizowanie szkoleń dedykowanych, celujących w faktyczne potrzeby, a nie jakichkolwiek, które aktualnie są organizowane w pobliżu.

Dorota Rybak – lekarz, psycholog, trener.
Dentystka z siedemnastoletnim stażem i własną praktyką lekarską. Trener komunikacji, zafascynowana od wielu lat komunikowaniem i budowaniem relacji w procesie leczenia. Pomaga lekarzom w poszukiwaniu dobrych rozwiązań dla ich praktyk. Przeprowadziła wiele szkoleń z zakresu komunikacji medycznej , budowania relacji oraz wspierania rozwoju firm medycznych. Kieruje własną praktyką lekarską, obserwuje i bada problemy współczesnych lekarzy. Autorka pracy badawczej na temat presji pracy współczesnych lekarzy dentystów i związanym z nią konfliktem praca – rodzina. Psycholog specjalizująca się w psychologii komunikacji społecznej oraz w psychologii organizacji i zarządzania, absolwentka Szkoły Wyższej Psychologii Społecznej, w której ukończyła magisterskie studia psychologiczne oraz podyplomowe studia trenerskie. Mediator. Wspomaga ludzi w rozwiązywaniu konfliktów.